商号変更登記は会社名の変更時に必要!手続きの流れや費用・必要書類

商号変更登記
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一度作った会社でも名前を変更することは可能です。
近年では、「株式会社三菱東京UFJ銀行」が「株式会社三菱UFJ銀行」に社名を変更したことは記憶に新しいでしょう。

このように、社名を変更するときには、「商号変更登記」と呼ばれる法務局での登記手続きが必要です。
名刺に記載されている社名や会社のHPに記載されている情報を変更するだけでは、社名を変更したことにならないのでご注意ください。

本記事では、商号変更登記の手続きの流れや必要書類、費用相場を解説していきます。


1章 商号変更登記とは

「社名」の事を、堅苦しい言い方で「商号」といいます。
商号を変更するには、必要書類を作成した上で「法務局」という役所で「変更登記申請」を行う必要があります。

ホームページや名刺に載せている会社名を変更するだけでは、「商号変更」したことにはなりませんのでご注意ください!

商号変更登記の手続きの概要は、以下の通りです。

商号変更登記。商号変更と登記の基礎知識

1-1 商号変更登記の期限は2週間以内

商号登記申請は商号の変更日として定めた日から2週間以内と期限が決められています。

この期限を過ぎてしまうと、「登記懈怠(けたい)」すなわち、「なぜ期限守れなかったの?」ということで、裁判所から過料が科せられる可能性があります。
「社名を変更した際の登記手続きには期限があるんだ」と、頭に置きながら手続きを進めていきましょう。

商号変更登記。商号登記申請の期限の例

Topic 会社実印の改印手続き等もセットで行おう!

会社はそれぞれ法務局に対して印鑑を提出し「会社実印」として登録しています。
会社の名前が変わるとあれば、当然新しい会社名の印鑑を用意しなければなりません。
そこで商号の変更をするに当たっては、同時に会社実印を登録し直す「改印手続き」も同時に行う必要があります。

また、社名や会社実印の変更に伴い、銀行口座の名義変更手続き等も必要です。
このように、社名を変更する際には商号変更登記以外にも様々な手続きが必要になるので、漏れのないように注意が必要です。

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2章 商号変更登記に必要なもの

続いて、商号変更登記の手続きに当たって、あらかじめ用意する物・作成する書類を把握しましょう。

商号変更登記であらかじめ用意するもの

商号変更登記で作成する書類と使用する印鑑


3章 商号変更登記の流れ

続いて、商号変更登記の流れを確認していきましょう。

商号変更登記手続きの流れ

それぞれのステップを詳しく解説していきます。

STEP1 新商号を決定しよう

まずはどんな商号に変更するかを決定します。
同一地域に同一商号の会社があると紛らわしいので、ネットで検索をかけて調査しておきましょう。
なお、商号に使用できる文字は次の通りです。

  • 日本語
  • ローマ字(A、a)
  • アラビア数字(1,2)
  • &(アンド)や . (ピリオド)といった各種記号

ギリシャ文字(β、γ)やローマ数字(Ⅱ、Ⅲ)、ハングル文字、中国の簡体字は使用できません。ご注意下さい。

STEP2 各書類を作成しよう

商号変更登記で必要な書類は次の4種類です。

  1. 株主総会議事録
  2. 株主リスト
  3. 登記申請書
  4. 印鑑届出書

それぞれ確認していきましょう。

①株主総会議事録

会社名のような重要事項の決定権は、建前上、株主が有します。
なので、株主総会によって商号変更が決定されたことを証明するため、株主総会議事録を作成します。

商号変更登記

②株主リスト

株主総会議事録を作成した時点における株主構成をリスト化します。

商号変更登記

③登記申請書

登記の申請書は、法務局には備え付けておらず、自分で作成する必要があります。
法務局のHPで公開されているひな形をダウンロードし、作成しましょう。

なお、登録免許税の3万円は現金納付ではなく、収入印紙を購入し、それを申請書に貼りつけて提出します。

④印鑑届出書

印鑑届出書に新しい実印を押して提出し、改印手続きを行います。
印鑑の提出者である代表取締役自身の実印も押印し、個人の印鑑証明書も提出します。

※この用紙は法務局のHPでダウンロードできます。

商号変更登記

STEP3 法務局へ登記の申請をしよう

準備が万端整えば、法務局へ書類を提出します。
1章で解説したように、商号変更登記の期限は株主総会議事録で【商号変更日として定めた日から2週間以内】と決められているのでご注意ください。
手続きの概要は、下記の通りです。

提出する人
  • 代表取締役
  • 代理人
提出先本店所在地を管轄する法務局
提出期限商号変更日から2週間以内
必要書類
  • 株主総会議事録
  • 株主リスト
  • 登記申請書
  • 印鑑届出書

管轄する法務局がわからない場合には「〇〇市 法人登記 管轄法務局」とネット検索して調べましょう。なお、書類の提出方法は2種類あります。

①郵送する方法

書類一式を管轄法務局に郵送すれば、それで受付をしてくれます。
なお、非常に重要な書類の郵送なので、書留や赤レターパックで郵送しましょう。

②法務局へ持参する方法

郵送では不安な場合、管轄法務局へ直接書類を持ち込みましょう。
法務局の独特の空気感に圧倒されると思いますが、係員を捕まえて出し方を尋ねればOKです。(必ずしも「親切に」教えてもらえるとは限りませんが…)

STEP4 履歴事項証明書・印鑑証明書を取得しよう

法務局内での処理が終わり無事に登記が完了すれば、新しい商号が入った履歴事項証明書と、新しい会社実印の印影が入った会社の印鑑証明書を取得できます。
銀行や行政庁から提出を求められることがありますので、登記が完了したら是非とも取得しておきましょう。

なお、変更登記申請の管轄法務局には決まりがありましたが、履歴事項証明書・会社の印鑑証明書は日本全国どこの法務局でも取得可能です。

履歴事項全部証明書

印鑑証明書

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4章 商号変更登記にかかる費用相場

続いて、商号変更登記に必要な費用の目安を把握しましょう。
自分自身で手続きを行った場合でも、3万数千円の費用がかかります。
司法書士に手続き一式を依頼する場合は、別途報酬がかかります(3万円から4万円が相場です)。

商号変更登記にかかる費用相場

Topic 登記申請には登録免許税という税金が課せられる!

登録免許税という税金をご存知でしょうか?
登記申請に当たっては、変更内容に応じて登録免許税を国家に納めなければなりません。
変更手数料という認識で問題ありませんが、商号変更の場合は、一律で3万円の登録免許税が課せられます。

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5章 商号変更登記を司法書士に依頼するメリット

本記事で解説してきたように、商号変更登記は自分自身で行えます。
しかし、商号変更登記はミスが許されない手続きでもあるので、司法書士等の専門家に依頼するのがおすすめです。

商号変更登記を司法書士に依頼するメリットを具体的に解説していきます。

5-1 商号だけでなく会社全体の状態をチェックしてもらえる

この記事をお読みの方は、これから行う予定である「商号変更登記」に意識が向いているはずです。
しかし、法人が行う登記手続きには様々なものがあり、以下のポイントにも気を配る必要があります。

例えば、会社役員の任期は切れていないでしょうか?
引越しをした方は、法務局に住所変更の届出をしましたか?

例えば、株式会社の役員は一定期間ごとに再選し直し、その都度役員変更の登記を申請しなければなりません。
あるいは、会社代表者の住所が変わった場合には、代表者住所変更の登記が必要です。

しかし、この必要性を知らない方、あるいは忙しくて忘れている方が多いのが現状です。
そして各種の変更登記をし忘れていたばかりに、「登記懈怠(けたい)」を理由として何十万円と言う過料が科せられたケースもあります。

このように会社の登記は、注意すべきポイントがとても多いのが特徴であり、本業で忙しい法人の代表者が管理するのは非常に大変です。
司法書士に依頼すれば、登記が必要な他の要素についてもチェックを受けることができ、このような「忘れていた」「知らなかった」を原因とするトラブルを防止できるでしょう。

5-2 時間を有効活用できる

登記手続きは実際に取り掛かると、商号調査や各種書類の作成など手間がかかり、煩雑さを感じる場面が少なくありません。
それ故、慣れていない人だと、思っていたより時間が掛かってしまうものです。

一方、会社を経営している方にとっては常識かも知れませんが、ビジネスで最も重要なのは「時間の使い方」です。
無駄な時間を減らし、注ぐべきポイントに時間を注ぎ込む。このメリハリは鉄則と言えるでしょう。

そして「登記の手続き」とは、経営者・ビジネスマンであるあなた自身が時間をかけてすべき事でしょうか?

「いやちがう、時間を使うべきポイントは他にもっとある!」と思った人は、商号変更登記は司法書士等の専門家に任せて、他の重要事項に時間を使いましょう。


まとめ

一度付けた社名を変更する際には、商号変更登記という手続きが必要です。
商業変更登記を行う際には、法務局に登録免許税とともに必要書類を提出します。
商号変更登記は、商号の変更日として定めた日から2週間以内に行うことと決められているので、期限に遅れないようにご注意ください。

なお、商号変更登記は自分で行うこともできますが、司法書士等に依頼してしまうのがミスなく負担も減らせるのでおすすめです。

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