「遠方の兄を安心させたい」法務局の混雑で手続きが遅延するも、お客様との綿密な連絡により不安を解消した相続登記事例

この記事を読む およそ時間： 2 分

│ 事例の概要

遠方にお住まいのお兄様が進捗を心配される中、ご自身の単独取得となる不動産の相続登記を迅速に進める必要があったお客様。専任担当制による密な連携と誠実な情報開示でサポートし、信頼関係を築きながら手続きを完了させた事例です。

│ 依頼の背景

相続が発生し、ご自身がマンションを単独で相続されることが決まったご依頼者様。しかし、相続人の一人であるお兄様が遠方にお住まいのため、手続きの進捗を大変心配されているという状況がありました。

そのため、ご依頼者様はご自身で資料を集め、遺産分割協議書を作成されるなど、手続きを一日でも早く完了させるために精力的に準備を進めていらっしゃいました。初回のご相談でお話を伺った際には、お兄様が依頼者様のことを心配しており、手続きが遅れると、お兄様から負担になっていないかの連絡があるため、却ってそれが、きちんと手続きをしなければならないという気持ちにさせ、精神的な負担になっているご様子でした。

単に手続きを終えるだけでなく、「いかに早く、そして正確に進捗を報告しながら進めるか」が最重要課題でした。「早く、確実に、そして安心して任せたい」という切実な思いが、私たち専門家へのご相談へと繋がりました。

│ 解決までの道のり / グリーングループだからできたこと

ステップ1：ご要望の背景を深く理解し、綿密な報告体制をご提供

ご相談当初、ご依頼者様は「とにかく早く手続きを完了させたい」というご要望と同時に、「遠方の兄を安心させたい」という強い思いを抱えていらっしゃいました。単に手続きのスピードだけを求めるのではなく、その背景にあるご家族への配慮という繊細な事情を正確に汲み取ることが、信頼関係を築く上での第一歩でした。

そこで私たちは、一人のお客様に一人の担当者がつく専任担当制を活かし、ご依頼者様が置かれた状況を深く共有することから始めました。マニュアル通りの対応ではなく、ご依頼者様のためだけの連絡体制を構築。「細かな進捗や遅れも見逃さず、不足なくご報告します」とお約束しました。

ステップ2：スピードと正確性を両立させた、迅速な登記申請

ご依頼者様のご協力もあり、必要書類は速やかに揃いました。そのため、書類が到着した当日には、登記申請書類の作成が完了し、申請のためのチェックフローに進めることができ、「スピード」のある手続き進行をすることができました。

また、手続きの実行と並行して、進捗のご報告も徹底しました。「本日、法務局へ登記申請を完了いたしました」という具体的な報告を入れることで、手続きが着実に前進していることを可視化し、ご依頼者様と、その先にいらっしゃるお兄様のご不安を一つひとつ解消していくことを心がけました。

この段階的な安心感の醸成が、ご依頼者様にとって大きな支えとなっていたようです。単なる作業報告ではなく、約束通りの行動が伴っていることを実感いただくことで、信頼関係はより強固なものになっていきました。

ステップ3：予期せぬ事態にも「誠実な情報開示」で信頼に応える

手続きが順調に進む中、管轄法務局の混雑により、通常1ヶ月で完了する手続きに1ヶ月半を要するという予期せぬ事態が発生しました。これは、ご依頼者様が最も懸念されていた「手続きの遅延」に他なりません。このような状況でこそ、私たちの真価が問われると考えました。

私たちは、遅延の事実が判明した時点ですぐにご依頼者様へご連絡し、手続きが遅れているという事実と、「法務局が非常に混雑しているため」という具体的な理由を包み隠さず、正直にお伝えしました。専門的でわかりにくい事情であっても、平易な言葉で丁寧にご説明することを徹底しました。

この不利な情報さえも隠さない誠実な姿勢が、かえってご依頼者様の信頼を深める結果に繋がりました。「何か問題が起きても、この事務所は正直に話してくれる」という確信が、最終的な安心感をもたらしたのです。

│ 得られた結果

• マンションの相続登記を無事に完了させ、ご依頼者様単独での不動産取得を実現しました。
• 法務局の混雑による1ヶ月半の遅延がありながらも、誠実かつ丁寧な進捗報告により、依頼者様との強固な信頼関係を構築しました。
• 手続き完了後のアンケートでは「進捗報告がわかりやすかった」とのお言葉を頂戴し、最終的な満足度の向上に繋げました。

│ 担当司法書士から

相続手続きは、法律や制度に馴染みのない一般の方にとって、ただでさえ不安が大きいものです。本件のご依頼者様のように、ご家族への配慮から「手続きの遅れ」に対して特に敏感にならざるを得ないご状況では、そのご心労は計り知れないものがあったかと存じます。単に手続きを代行するだけでなく、その心理的なご負担をいかに和らげるかが、専門家としての重要な役割だと考えています。

そのため私たちは、当法人が大切にしている「誠実な対応」という姿勢を何よりも重視しました。特に、法務局の混雑という私たち自身ではコントロールできない要因で遅れが生じた際に、その事実と理由を包み隠さず、そして分かりやすくお伝えすること。この一点を徹底したことが、最終的にご依頼者様からの信頼に繋がったのだと確信しております。

ご依頼者様から完了後に「ありがとう」というお言葉をいただいた時、私たちは単に一つの業務を終えたのではなく、ご依頼者様が抱えていらっしゃった不安な時間に伴走し、安心をお届けするという役割を全うできたのだと実感し、心から嬉しく思いました。

ご依頼者様のように、ご家族との関係性の中で、手続きの進め方に特別なご要望をお持ちの方は少なくありません。私たちはこれからも、司法書士という専門家である前に、一人の人間としてお客様の心に寄り添い、安心してお任せいただけるよう、誠実なサポートを続けてまいります。

遠方にご家族がいる不動産相続でお悩みの方は、グリーングループにご相談ください。 グリーン司法書士法人は、豊富な実績とワンストップ体制でお客様に寄り添う司法書士事務所です。 本事例でお伝えしてきたとおり、遠方にお住まいのご家族への配慮から、手続きの迅速さや進捗報告の正確さが求められる相続でお悩みの方は、グリーン司法書士法人でお力になれる可能性があります。 気になる方は、お気軽にご相談ください。